Toutes les réponses à vos questions sur l'organisation d'événements
QuestionsFréquentes
Général
Qu'est-ce qu'une agence événementielle ?
Une agence événementielle est une entreprise spécialisée dans la conception, l'organisation et la réalisation d'événements professionnels ou privés. Elle prend en charge tous les aspects : recherche de lieu, logistique, technique, traiteur, animation, coordination le jour J.
Quels types d'événements organisez-vous ?
Nous organisons tous types d'événements : séminaires d'entreprise, soirées de gala, lancements de produits, team building, congrès professionnels, mariages haut de gamme, inaugurations de locaux, conventions et salons.
Dans quelles villes intervenez-vous ?
Upside Event est présent dans plus de 40 villes en France : Paris, Lyon, Marseille, Bordeaux, Lille, Toulouse, Nice, Nantes, Strasbourg, Montpellier et bien d'autres. Nous organisons également des événements à l'international.
Travaillez-vous avec des petites structures ?
Absolument. Nous accompagnons aussi bien les TPE/PME que les grands groupes. Nos prestations sont modulables selon votre budget et vos besoins, dès 20 participants.
Tarifs & Budget
Combien coûte l'organisation d'un événement ?
Le budget dépend de nombreux facteurs : nombre de participants, type d'événement, lieu, prestations souhaitées. À titre indicatif : un cocktail pour 100 personnes démarre à 8 000€, un séminaire d'une journée pour 50 personnes à partir de 5 000€, une soirée de gala pour 200 personnes entre 20 000€ et 80 000€.
Quels sont vos honoraires d'agence ?
Nos honoraires représentent généralement 10 à 15% du budget global de l'événement. Nous proposons également des forfaits pour les petits événements. Un devis détaillé vous est systématiquement fourni.
Puis-je avoir un devis gratuit ?
Oui, nous établissons un devis personnalisé gratuit sous 48h après un premier échange téléphonique ou visio pour comprendre vos besoins.
Proposez-vous des facilités de paiement ?
Oui, le paiement s'effectue généralement en 3 fois : 30% à la signature, 40% un mois avant l'événement, et 30% après l'événement. Des arrangements sont possibles pour les grands comptes.
Organisation & Délais
Quel est le délai minimum pour organiser un événement ?
Pour un événement de qualité, nous recommandons 3 à 6 mois. Cependant, grâce à notre réseau et notre réactivité, nous pouvons organiser des événements en urgence (1 mois minimum) selon la disponibilité des lieux et prestataires.
Comment se déroule la collaboration ?
1) Premier rendez-vous pour définir vos objectifs et budget. 2) Proposition créative et devis détaillé. 3) Validation et signature. 4) Recherche de lieux et prestataires. 5) Coordination et suivi régulier. 6) Gestion complète le jour J. 7) Bilan post-événement.
Puis-je modifier mon événement en cours de préparation ?
Oui, des ajustements sont possibles jusqu'à 1 mois avant l'événement. Au-delà, certaines modifications peuvent entraîner des frais supplémentaires selon les engagements pris avec les prestataires.
Que se passe-t-il en cas d'annulation ?
Les conditions d'annulation dépendent du délai : plus de 3 mois avant = remboursement de 70%, entre 1 et 3 mois = 50%, moins d'1 mois = 30%. Les acomptes versés aux prestataires ne sont généralement pas remboursables.
Prestations & Services
Proposez-vous la recherche de lieux ?
Oui, c'est l'une de nos expertises clés. Nous disposons d'un catalogue confidentiel de plus de 500 lieux en France : châteaux, lofts, rooftops, domaines viticoles, musées, espaces atypiques. Nous négocions les tarifs pour vous.
Gérez-vous la partie technique (son, lumière, vidéo) ?
Absolument. Nous disposons de notre propre régie technique et de partenaires spécialisés pour la sonorisation, l'éclairage scénique, le mapping vidéo, les écrans LED et la captation vidéo.
Travaillez-vous avec des traiteurs spécifiques ?
Nous avons un réseau de traiteurs partenaires de confiance, mais nous pouvons également travailler avec le traiteur de votre choix. Nous organisons systématiquement une dégustation avant validation.
Proposez-vous des animations ?
Oui, nous avons un catalogue d'animations : DJ, orchestres live, artistes (magiciens, danseurs, acrobates), photobooth, ateliers créatifs, escape games, activités sportives, conférenciers.
Logistique
Gérez-vous le transport des participants ?
Oui, nous organisons le transport : navettes depuis la gare/aéroport, bus privatisés, voitures avec chauffeur pour les VIP, parking sur site. Nous optimisons les flux pour éviter les temps d'attente.
Proposez-vous l'hébergement ?
Oui, nous négocions des allotements d'hôtels à tarifs préférentiels et gérons les réservations pour vos participants. Nous proposons différentes catégories selon les budgets.
Comment gérez-vous les régimes alimentaires spéciaux ?
Nous collectons systématiquement les informations via le formulaire d'inscription : allergies, intolérances, régimes végétariens/vegan/halal/casher. Le traiteur est briefé en amont pour prévoir des alternatives.
Que se passe-t-il en cas d'imprévu le jour J ?
Notre équipe sur place est formée à la gestion de crise. Nous avons toujours un plan B (météo, prestataire défaillant, problème technique). Un régisseur général coordonne l'ensemble et prend les décisions en temps réel.
Éco-responsabilité
Proposez-vous des événements éco-responsables ?
Oui, c'est même notre priorité. Nous privilégions les lieux accessibles en transports en commun, les traiteurs en circuits courts, la vaisselle réutilisable, les décors recyclables, l'éclairage LED basse consommation et la compensation carbone.
Comment calculez-vous l'empreinte carbone d'un événement ?
Nous utilisons des outils de calcul certifiés qui prennent en compte : les déplacements des participants, la consommation énergétique du lieu, les déchets générés, la restauration. Nous proposons ensuite des solutions de compensation via des projets certifiés.
Vous ne trouvez pas la réponse ?
Notre équipe est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.
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